“Omdat we ieder jaar gaan”. Dat hoor je vaak, maar toch krijgen we de indruk dat bedrijven tegenwoordig verder kijken dan deze reden om aan een beurs deel te nemen. En dat er doelstellingen gekozen worden die meetbaar zijn is ook al vaak gezegd. Het ROI is belangrijk bij de afweging om deel te nemen aan een beurs en de keuzen van beurs.

Een beursdeelname zonder duidelijke doelstellingen is een stuurloos schip: het vaart ergens heen, maar niemand weet waar naartoe. Zonder duidelijke doelstellingen is er geen plan en zonder plan zijn er geen resultaten die gemeten en verbeterd kunnen worden. Deze (en meer) factoren hebben allemaal invloed op het ontwerp, de inrichting en de uitvoering van het stand design. Wil jij graag doelstellingen voor beursdeelname formuleren, maar nog geen idee hoe? In de volgende stappen wordt het duidelijk

WAAROM KIES JE VOOR EEN BEURSDEELNAME? 

De eerste stap in het formuleren van beursdoelstellingen is bepalen waarom je precies deelneemt aan een beurs. Deze redenen zijn vaak naar 5 basisredenen terug te brengen:

– Netwerken: nieuwe partners, leveranciers of potentiële klanten spreken voor toekomstige relaties.
– Relatiebeheer: bestaande partners, leveranciers en klanten spreken en werken aan een duurzame relaties.
– New business: leads verzamelen, producten of services verkopen of direct afspraken inplannen met potentiële klanten.
– Merkbekendheid: zorgen dat de markt bekend(er) wordt met jouw bedrijfsnaam voor toekomstige groei en marktaandeel.
– Productlancering: een nieuw product demonstreren of tonen aan je netwerk en potentiële nieuwe klanten.

Deze redenen zijn in feite doelstellingen op zich. Op het moment dat jij weet welk van de bovenstaande de reden is dat jullie deelnemen aan beurzen dan heb je de eerste stap in het formuleren van beursdoelstellingen al gezet. Vanuit dit punt kan je de doelstellingen gaan uitbouwen door te kijken wat er voor nodig is om dit te behalen. De volgende stap in dit proces is als volgt:

2. WELKE DOELGROEP WIL JE SPREKEN TIJDENS DE BEURS? 

Tijdens de beursdeelname komen er bezoekers van verschillende bedrijven, afdelingen, en functies, met ook nog eens verschillende verwachtingen. De een gaat om zich te oriënteren, de ander om te zoeken naar een specifiek product. Je kunt niet iedereen spreken, maar wilt natuurlijk de doelgroep die voor jou interessant is zo veel mogelijk zien. Zo blijf je op een efficiënte manier omgaan met de beperkte tijd die je hebt tijdens de beurs. Bedenk daarom van tevoren: wil de doelgroep op een informele/formele manier benaderd worden? Staan ze direct klaar voor een goed gesprek of kijken ze liever eerst een video op een screen? Worden ze blij van innovatieve uitingen zoals VR of waarderen ze het wanneer je een papieren flyer uitdeelt met een duidelijke boodschap?

Veel van deze vragen kan je voorafgaand aan de beurs beantwoorden en hier kan je goed op inspelen. Daarnaast is het internet een gouden hulpmiddel om voor de beurs meer te weten te komen over het beurspubliek. Denk hierbij aan ledengroepen op social media, mensen die beurs-specifieke hashtags gebruiken bij hun posts of de beursnaam vermelden in hun social media berichten (Hoe? hierover later meer!)

3. WAT WIL JE BEREIKEN MET DEZE DOELGROEP? 

Je weet waarom je op de beurs staat en wie je daar wilt spreken. Maar wat wil je de bezoeker vertellen en hoe zorg je dat je onderscheidend bent? Een simpele optelsom van de bovenste twee tips maakt al snel duidelijk wat jullie beursdeelname doelstelling is. Wil je zorgen dat de juiste bezoeker een aankoop doet? Of wil je minstens 10% nieuwe contacten toevoegen aan jullie online nieuwsbrief lijst? Wil je interesse tonen in de huidige klant of wil je laten zien aan de bezoeker dat jullie bedrijf misschien wel meer biedt dan de concurrent? Wanneer je dit helder hebt is het tijd om te gaan bouwen. De fundering staat, nu komt de rest.

4. HOE GAAN WE ONZE BEURSDOELSTELLING OP EEN GOEDE MANIER COMMUNICEREN NAAR DE BEURSBEZOEKERS?

Het is goed om een beursplan te schrijven waarin je vast legt wat belangrijk is voor jullie organisatie. In dit beursplan beschrijf je de doelstelling SMART (cliché, maar handig):

Specifiek – Is de doelstelling eenduidig?
Meetbaar – Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
Acceptabel – Zijn deze doelen acceptabel voor het beursteam?
Relevant – Is het doel waardevol voor de organisatie in zijn geheel?
Tijdgebonden – Wanneer moet het doel bereikt zijn?

Naar aanleiding van de beschreven doelen ga je invulling geven aan de beurs. Wens je veel ruimte om te zitten, of liever sta tafels met lekkere snacks op tafel? Geven jullie lezingen op de stand, of moet er ruimte zijn voor het vertonen van een product dat jullie meenemen? Zorg ervoor dat je stand crew de doelstelling kan dromen en dat ze weten welke bezoeker voor jullie interessant kan zijn. Zo zorg je dat de beursbezoekers daadwerkelijk geïnteresseerd zijn in jouw nieuwe product en hun gegevens achterlaten.