Jaren geleden zou men geloofd hebben dat het runnen van een virtueel evenement de taak was van 1 persoon. Alles wat je nodig hebt is een laptop, een goede WiFi-verbinding, en een persoon achter het scherm om het hele evenement te runnen. Wij weten dat het organiseren van een virtueel evenement geen eenpersoonstaak kan zijn. Er moet een collectieve inspanning zijn van meer leden om te brainstormen, creatief te worden, en na te denken over het zo goed mogelijk bedienen van ons publiek.
Elk evenement dat online wordt georganiseerd, kan een virtueel evenement worden genoemd. Zelfs een Zoom-gesprek is een virtueel evenement. Een YouTube Live, een Instagram, of een Facebook Live is een virtueel evenement. Het voordeel van online is dat je bijvoorbeeld geen J-Line verlichting of andere zaken moet voorzien.
Terwijl onze platforms evolueren, evolueert ook het publiek. Daarom is het essentieel om ons publiek voortdurend op de been te houden.
“Zoom Vermoeidheid” is de term die wordt gebruikt om de vermoeidheid en verveling te definiëren die wordt veroorzaakt door overmatig gebruik van een platform zonder veel variatie erop.
Vandaag de dag concurreert de evenementenindustrie met bedrijven als Netflix en YouTube. Deze platformen brengen voortdurend inhoud uit die de stick rate van een publiek verhoogt (mensen betalen om langer te blijven).
Daarom moeten organisatoren van virtuele evenementen manieren bedenken om dit publiek aan te trekken, ervoor te zorgen dat ze een evenement bijwonen en dat ze tot het einde blijven.
De vereisten voor virtuele evenementen zijn veel meer dan alleen maar een zoom call. We zullen bespreken waarom we een team nodig hebben om een virtueel evenement te organiseren, welke teamleden nodig zijn, hoe we een team kunnen aanwerven en wat de kosten zijn.
Waarom heb je een team nodig?
Er is een dorp nodig om een virtueel evenement te organiseren. Heb ik dat goed begrepen? Misschien niet een dorp, maar er is zeker een hele groep specialisten nodig om een evenement online te laten verlopen.
Zoals hierboven besproken, concurreren we nu om de aandacht van ons publiek met verschillende grote bedrijven. En om ons publiek een ervaring te geven om te onthouden, hebben we experts nodig van de evenementen management bedrijven en de tech industrie. We hebben sociale mediaspecialisten, marketingspecialisten, schrijvers, organisatoren, digitale managers en een gezond, uitstekend team nodig om ons te helpen alle stukjes samen te voegen en een ervaring te leveren die ons publiek zich zal herinneren.
Het hebben van een virtueel evenemententeam is een integraal onderdeel van elke organisatie. Zo is ook een virtueel bedrijf geen eenmanszaak. Je hebt mensen nodig die goed zijn in organiseren, tech, en creatieve geesten.
Een team zal u helpen uw verantwoordelijkheid te delen in plaats van dat u al het werk alleen doet. Een bedrijf bloeit op als je een diverse groep mensen hebt die samenwerken. U krijgt ideeën en inzichten van geesten uit verschillende vakgebieden.
Wanneer deze mensen met verschillende achtergronden samenkomen en brainstormen over ideeën, kan er iets ongelofelijks uitkomen.
Wanneer iemands ideeën worden gewaardeerd en gebruikt om een idee tot bloei te brengen, kan dit veel betekenen voor degenen die in het team werken en hen motiveren om creatiever te zijn en meer toegewijd aan hun werk.
Verschillende teamleden nodig om een virtueel evenement te runnen
Een digitale manager:
Digital Managers zijn de ringmasters van de virtuele evenementenwereld. Zij helpen het hele team samen te brengen en de show te runnen. Veel eventmanagers weten hoe ze de logistiek in eigen persoon moeten regelen. Maar om evenementen online te laten verlopen, moeten deze eventmanagers de technische knowhow leren om het evenement online te laten verlopen. Tot dan kan dit een taak zijn voor twee tot drie personen.
De digitale manager is er verantwoordelijk voor dat het publiek een uitstekende ervaring heeft en levert wat het beloofde, terwijl hij het evenement promoot.
Ontwikkeling en ontwerp:
Een virtueel evenemententeam zal bij elke stap een ontwerper nodig hebben. Uw evenement moet een logo hebben, een thema, geselecteerde kleuren, afbeeldingen voor promotie, enz. De dia’s die uw sprekers zullen gebruiken, moeten overeenstemmen met het thema.
Uw ontwerp, merk logo, enz., moet overeenkomen met alle platforms, zelfs tijdens het evenement. Dit geeft het publiek de zekerheid dat ze op de juiste plaats zijn.
Evenement Promotie en Copywriting:
Uw promotors en copywriting experts zijn enkele van de meest integrale mensen van uw evenementen. Dit zijn de creatieve geesten die ervoor zullen zorgen dat uw evenement uitverkocht raakt. Uw promoties en berichtgeving zorgen ervoor dat uw publiek op de hoogte is van uw evenement en zich verbindt met het verhaal van uw merk.
Je creatives en berichtgeving moeten op alle platforms hetzelfde zijn. Verschillende berichtgeving op verschillende platforms zal je publiek in verwarring brengen, waardoor het een uitdaging wordt om vertrouwen op te bouwen.
Zie niet over het hoofd hoeveel waarde een promotor of een copywriter kan toevoegen aan uw bedrijf. Het inhuren van een team van deskundige copywriters zal u helpen minder uit te geven en meer conversies en verkopen te genereren.
Aanwezigen ondersteuning:
De ervaring van uw bezoekers is een van de meest kritische aspecten van uw evenement. Het is niet omdat u ze niet persoonlijk kunt zien, dat ze niet bestaan. Uw publiek voorzien van de beste diensten is noodzakelijk in elke fase. Proactief zijn met alle oproepen en vragen over publieksvragen zal het publiek een gevoel van vertrouwen geven in uw diensten.